Planifier le mobilier d'un bureau partagé : postes de travail, appels et rangements

Un bureau partagé a besoin de suffisamment de postes de travail utilisables aux moments de plus forte affluence, ainsi que d’espaces pour les appels, les réunions et les effets personnels. Acheter un bureau par salarié peut gaspiller de l’espace ; acheter en fonction de la fréquentation moyenne peut obliger les collaborateurs à chercher une place. Le cahier des charges du mobilier doit relier les habitudes de travail réelles à un plan coté avant de choisir les couleurs ou les quantités.

Ce guide s’adresse aux entreprises de Dubaï qui planifient des postes partagés, des espaces de coworking ou un environnement de travail hybride. Il porte sur le choix de ce qu’il faut acheter et sur la manière de tester la composition retenue. Pour la séquence globale du projet, utilisez notre guide du mobilier et de l’aménagement de bureaux.

Ce que nous apprend la recherche sur les espaces de travail, et ce qu’elle ne peut pas trancher

La Global Workplace Survey 2025 de Gensler a porté sur plus de 16 000 employés de bureau dans 15 pays. Les répondants disposant d’un plus grand choix quant au lieu et à la manière de travailler étaient 2,5 fois plus susceptibles de déclarer que leur espace de travail favorisait la productivité individuelle et collective. Il s’agit d’une association déclarée, et non de la preuve que l’achat d’une chaise particulière multiplie la production. Source : Gensler Research Institute, communiqué de l’enquête 2025.

La conséquence pour les achats consiste à vérifier si les collaborateurs disposent d’espaces adaptés à leurs différentes tâches. Un bureau, un espace d’appel et une table d’atelier remplissent des fonctions différentes. Ajouter plusieurs styles de canapé ne crée pas nécessairement un véritable choix si le bureau manque toujours d’espaces pour le travail concentré.

Partir de la demande simultanée, et non de la moyenne hebdomadaire

Avant d’établir un tableau de mobilier, relevez la fréquentation et les postes occupés à plusieurs moments de journées de travail représentatives. Incluez les jours où des équipes entières se réunissent, l’activité de fin de mois, les pics de visiteurs et tout recrutement prévu. Demandez aux collaborateurs pourquoi ils ont évité un poste disponible : un écran mal placé, l’absence d’alimentation électrique ou des interruptions excessives peuvent rendre inutilisable un poste apparemment libre.

Distinguez trois mesures :

• Personnes présentes sur site : toutes les personnes présentes, y compris les visiteurs et les personnes en réunion.
• Demande de postes de travail : les personnes ayant besoin d’un poste individuel à ce moment-là.
• Demande d’autres espaces : les personnes ayant besoin d’espaces pour les appels, les réunions ou le travail informel.

Une réservation ne prouve pas qu’un poste a été utilisé. À l’inverse, une personne qui travaille depuis une place non réservée représente tout de même une demande. Convenez de la manière dont les observations seront recueillies et évitez de fonder une décision d’achat durable sur une semaine exceptionnellement calme.

Exemple chiffré : une équipe de 40 personnes

Ce qui suit est un calcul illustratif, et non un ratio d’effectif recommandé. Supposons qu’une entreprise compte 40 salariés, une fréquentation moyenne de 24 personnes et un jour chargé récurrent avec 32 personnes présentes. Acheter 24 postes uniquement sur la base de la moyenne laisse un déficit potentiel de huit postes si les 32 personnes ont besoin d’un poste en même temps.

Supposons maintenant que les observations montrent que la demande simultanée de postes en pointe est de 28, parce que certaines personnes utilisent régulièrement d’autres espaces. Une proposition de 30 postes de travail laisserait deux postes libres lors de cette pointe observée : 30 − 28 = 2, soit environ 7,1 % au-dessus de la demande observée. C’est un scénario à tester, et non une marge de sécurité validée. La fréquentation des équipes peut évoluer, et la fin d’une réunion peut renvoyer plusieurs personnes vers les postes au même moment.

Comparez la proposition de 30 postes avec une variante de 32 postes. Documentez l’écart en matière d’espace disponible, de coût et de solutions d’accueil en cas de dépassement de capacité. Ne comptez pas un tabouret de l’espace de pause comme trente et unième poste de travail simplement pour équilibrer le tableur.

Spécifier les postes partagés comme des postes de travail complets

Un poste de travail comprend la surface, la chaise, la position de l’écran, la gestion des câbles et l’espace nécessaire pour utiliser l’ensemble. Deux bureaux de même largeur peuvent offrir une sensation très différente lorsque l’un comporte une goulotte de câbles profonde, un support d’écran et un retour qui limite l’espace pour les jambes.

Les recommandations de l’OSHA relatives aux postes de travail indiquent une distance œil-écran généralement préférable de 50 à 100 cm. Considérez-la comme une référence ergonomique utile, et non comme une règle de profondeur de bureau aux Émirats arabes unis : l’écran, l’utilisateur et le support d’écran déterminent la surface nécessaire. Source : recommandations de l’OSHA sur les écrans.

Préparez un échantillon avec l’équipement réellement utilisé. Installez la station d’accueil de l’ordinateur portable, l’écran, le clavier, la souris et les documents. Vérifiez que l’utilisateur peut atteindre les commandes sans éloigner la chaise du soutien dorsal. Examinez le dessous du plateau autant que le dessus : un chemin de câbles pratique ne doit pas occuper l’espace des genoux de l’utilisateur.

Dans le concept de mobilier Shared Office de BSA, les bureaux bench, les casiers personnels et un espace d’appel séparé forment une famille coordonnée. Les images illustrent une orientation ; les dimensions et les quantités doivent toujours découler de votre équipement et de votre plan.

Choisir des chaises que différents utilisateurs peuvent régler

L’OSHA souligne que la possibilité de réglage est particulièrement importante lorsqu’une chaise a plusieurs utilisateurs. Ses recommandations traitent aussi de l’appui des pieds et de la nécessité d’éviter une assise qui empêche un bon soutien dorsal. Ce sont des critères de sélection, et non la promesse qu’un modèle conviendra à tout le monde. Source : recommandations de l’OSHA sur les chaises.

Pendant un essai, demandez à plusieurs futurs utilisateurs de régler la chaise sans aide. Trouvent-ils la manette de réglage de la hauteur ? La profondeur d’assise convient-elle à différentes longueurs de jambes ? Les accoudoirs gênent-ils l’approche du bureau ? Demandez au fournisseur de documenter la plage de réglage et les alternatives disponibles pour les utilisateurs auxquels la chaise standard ne convient pas.

Prévoyez des roulettes adaptées au revêtement de sol installé, des pièces de rechange accessibles et une procédure de garantie claire. Un bureau visuellement homogène n’exige pas des limites de réglage identiques pour chaque personne. Il exige une spécification coordonnée capable de s’adapter aux personnes qui l’utilisent.

Planifier les appels séparément de la confidentialité visuelle

Relevez combien d’appels se chevauchent, leur durée et s’ils portent sur des échanges confidentiels. Une seule cabine attrayante ne suffit pas à démontrer que la demande d’appels est couverte. Une cabine occupée par une longue réunion peut rester indisponible pendant plusieurs appels plus courts.

Pour une charge de travail illustrative, six appels de 20 minutes représentent 120 minutes d’occupation. Sur une fenêtre d’une heure, cela équivaut à deux espaces d’appel occupés en continu, avant même de tenir compte des chevauchements, de la rotation ou de réservations mal adaptées. La charge moyenne ne permet pas à elle seule de déterminer le nombre de cabines : six appels démarrant simultanément exigeraient une autre solution.

Demandez, pour la cabine retenue, les justificatifs acoustiques pertinents, les dispositions de ventilation, la coordination électrique et les exigences d’accès. Menez cette revue séparément du choix de la couleur du tissu. Les séparateurs de bureau et les dossiers hauts peuvent interrompre les lignes de vue ; ils n’assurent pas pour autant la confidentialité des conversations.

Attribuer un emplacement défini aux effets personnels

Les postes partagés fonctionnent mal lorsque les dossiers, les chargeurs et les sacs de la veille réservent les places du jour. Définissez ce qui doit être rangé pour la nuit, ce qui doit être sous clé et ce qui doit rester à proximité d’une équipe. Dimensionnez les rangements en fonction du contenu réel plutôt que d’attribuer une longueur de meuble arbitraire par salarié.

Testez un casier avec le plus grand sac couramment utilisé et tout l’équipement de travail nécessaire. Vérifiez comment les portes s’ouvrent à côté des places occupées et si un utilisateur qui récupère ses affaires bloque un passage. Placez les imprimantes partagées et les fournitures fréquemment utilisées de sorte que la circulation habituelle ne traverse pas la zone de travail la plus calme.

Les rangements doivent aussi accompagner la politique d’exploitation : des casiers personnels pour une équipe stable, des compartiments réservables pour les visiteurs et des rangements gérés séparément pour les documents confidentiels. Évitez de regrouper tous les besoins dans une seule armoire surdimensionnée qui devient difficile à organiser.

Apporter de la variété avec un objectif

Utilisez un Café Workspace pour les échanges informels et les sessions plus courtes sur ordinateur portable. Si l’espace sert également à la restauration, notre guide de planification du mobilier de café explique les décisions complémentaires relatives aux assises et au nettoyage. Distinguez le nombre de postes de travail complets de ces espaces informels.

Pour les présentations, les exercices de groupe et les configurations changeantes, comparez avec le concept Flexible Studio. Demandez où seront placées les tables pliées et les chaises empilées pendant qu’une autre configuration est utilisée. Le mobilier n’est flexible que si le personnel peut le déplacer, le sécuriser et le ranger sans encombrer la pièce.

Transformer la proposition en cahier des charges d’achat testable

Pour chaque article de mobilier, indiquez son usage, la base de calcul de sa quantité, ses dimensions, sa finition, ses interfaces avec l’équipement et les dispositions de remplacement. Joignez au cahier des charges les hypothèses du jour le plus chargé afin qu’un changement ultérieur de politique de travail puisse être évalué en toute transparence.

Avant l’approbation, réalisez un essai pratique : installez un poste de travail ; récupérez un sac dans un casier ; passez un appel ; circulez entre une réunion et un bureau ; et réorganisez le mobilier d’atelier. Consignez les problèmes et révisez le tableau de mobilier. Un court essai peut révéler un piètement qui accroche les pieds ou un écran séparatif qui gêne un bras d’écran plus clairement qu’un nouveau rendu.

Découvrez les six concepts Bureaux et espaces de travail pour comparer les familles de mobilier, puis consultez le périmètre d’approvisionnement en mobilier de bureau de BSA. Transmettez le plan coté, les observations de fréquentation et la liste des équipements lorsque vous demandez un devis de projet. Ces éléments rendent la proposition plus utile que le seul effectif.